Uno de los aspectos que se han vuelto críticos en las empresas es la administración de las infraestructuras tecnológicas, cada día es más difícil saber qué comprar y cómo configurarlo.
Para nadie es un secreto que los computadores, las redes de datos y las comunicaciones son factores clave de éxito en las empresas, hoy en día no se concibe una organización sin computadores, programas de productividad para manejo de información y acceso a internet. Normalmente una empresa por pequeña que sea requiere al menos, una herramienta de oficina (Word, Excel o similares), uno o varios correos electrónicos, un software administrativo (contabilidad, facturación, Cartera, Inventario, etc.), un sistema de telefonía interna y externa y comunicaciones móviles (celulares), por no mencionar otros como sistemas para automatizar procesos como las ventas, la cobranza, las compras y pagos, gastos, recursos humanos, etc.
La pregunta es ¿cómo seleccionar esos recursos?, pero más complejo ¿cómo administrarlo para que se garantice el uso permanente y efectivo, poca obsolescencia y alta productividad para la empresa? Lo primero es entender que la plataforma tecnológica no es secundaria sino factor clave de éxito, competitividad y ahorro sustancial de costos de operación, por eso hay que convencerse de que son inversiones indispensables que retornan en mayor rentabilidad, vía los altos índices de productividad que deja en las empresas. Analicemos cada uno de los componentes de la plataforma requerida:
Computadores: este rubro no resulta tan complejo ya que es fácil adquirir en cualquier almacén la última tecnología, lo único que hay que tener en cuenta es la garantía y el respaldo, dónde y quién lo repara y con qué velocidad; en cuanto a capacidad, el mercado siempre está ofreciendo lo mínimo requerido para que las herramientas de productividad funcionen, es decir, en materia de procesadores, memoria y capacidad de almacenamiento, el mercado lo dice, hoy por ejemplo es fácil encontrar que las ofertas hablan de 2 Gigabytes en memoria, procesadores de más de 1,2 MHZ y discos duros de más de 150 Gigabytes, características más que suficientes para que todo lo que normalmente usa una Pyme funcione.
EL PROBLEMA está en cuánto dura esa configuración, por eso es que debemos definir con mucha claridad cuáles son los ciclos reales de uso de esos equipos, es ahí donde hoy debemos convencernos de que los equipos hay que reemplazarlos por mucho cada 2 años, 3 años ya es demasiado pero se puede hacer un esfuerzo. Un grave problema de la PYME es que sigue esperando sacarle de 5 a 7 años a cada equipo, mi consejo es que es mejor depreciar los computadores en 2 años y acostumbrarse a reemplazarlos como ejercicio normal en el presupuesto de la empresa, pero indudablemente LO MEJOR sería no comprar los computadores sino alquilarlos y garantizar una sustitución bianual; hoy ya hay varias compañías que ofrecen esto, así el problema de mantenimiento, seguros, actualización, etc. es de quien sabe cómo hacerlo y que cuenta con las economías de escala para reducir el costo, como lo he mencionado anteriormente es más barato tercerizar que hacer directamente lo que no conocemos bien, por aquello de los costos ocultos que eso implica.
Red de Datos: este sí es un verdadero problema, hay que decidir qué servidor o servidores se requieren, cómo cablearlos, cómo protegerlos, cómo garantizar su permanente acceso. Esto sí es un verdadero dolor de cabeza, ya que la capacidad del servidor depende de qué se montará y de cuántas estaciones se conectarán, definir esto es bien complejo por lo que siempre hay que asesorarse de alguien que sepa de este tema.
Por otro lado, similar a los computadores personales, la obsolescencia de los servidores es muy grande, por esto, sí es indispensable pensar en que hay que reemplazarlos cada 2 años, pero el gran problema es que hay que volver a configurarlos y garantizar trasparencia en el proceso.
Pero si el servidor es un reto importante, las redes también lo son, por la delicadeza y exigencia de la tecnología para que ofrezcan un servicio adecuado, por eso hay que pensar qué tipo de conectores (Switches) usar, cómo cablearlos de tal manera que no se congestionen y garanticen alta calidad en la trasmisión de datos.
Por otra parte, se enfrentan grandes problemas de seguridad, hay que pensar cómo hacer para que la información no sea vulnerable y que personas malintencionadas no tengan acceso a la misma, para esto existen protectores (Firewall), pero si se requiere de grandes niveles de protección hay que hacer grandes inversiones en esta materia. Definitivamente en mi entender, en este aspecto específico, lo mejor es tercerizar: contratar servicios de centros de datos (Data Center) y quitarse ese problema de encima, exigiendo altos niveles de rendimiento y seguridad. Con esta opción lo único que hay que garantizar es acceso a internet, cosa que puede ser resuelta con un servidor muy sencillo que distribuya señal a los computadores a través de conexiones, ojalá inalámbricas de alta velocidad; créanme que es lo mejor, porque no importa cuánto se invierta, siempre estará desactualizado y expuesto a grandes problemas de seguridad, ahora, si el temor es garantizar el acceso a Internet, es más fácil y barato contratar una conexión de respaldo que invertir en toda esa plataforma propia.
Programas: Este aspecto lo revisaremos en detalle en mi próxima entrega.
